Coaching : Comment organiser des réunions de travail efficaces et performantes

 

Accompagnement au changement des modes de réunions : la nécessaire implication des dirigeants pour organiser des réunions de travail efficaces et ainsi gagner de façon systémique en efficacité.

Participer à des réunions performantes est certainement la quête de tout manager ou chef de projet ! Les réunions sont censées améliorer la productivité, la créativité et développer l’esprit de collaboration entre les salariés… mais en réalité c’est trop souvent le contraire qu’il advient.

Trop nombreuses, mal gérées, mal planifiées, mal animées, voire tout cela à la fois… Ces dysfonctionnements sont lourds de conséquences pour l’entreprise, et seule une approche Systémique du problème permet de changer cette « réunionite aiguë »

organiser des réunions de travail efficacesL’effet systémique dans la mauvaise qualité des réunions.

Ce que l’on ne perçoit pas en général, lorsqu’on travaille dans une organisation où le déroulement des réunions est défaillant, c’est que de manière systémique, ces dysfonctionnements deviennent « très fréquents et considérés comme normaux » par les participants. C’est pour cela qu’il sera difficile d’impulser un changement pour organiser des réunions de travail efficaces … Mais notre expérience en accompagnement de ce type de situations nous permet d’affirmer : possible !

Constat : les réunions, qu’elles soient formelles et organisées, ou informelles et improvisées, et même à distance via internet, vidéo, téléphone…, sont souvent considérées comme trop nombreuses. Les cadres interrogés déclarent passer plus de 23 heures par semaine en réunion ! Et 65% déclarent que les réunions les empêchent de mener à bien leur propre travail.

Tenter uniquement de mieux organiser les réunions par une méthode ou une autre (ordre du jour précis, convocation, documents envoyés à l’avance, etc.) ne fonctionne pas sur la durée, en général.  Seule une approche systémique encadrée par un spécialiste qui consiste à appréhender et agir sur la totalité du système et pas seulement sur le déroulement des réunions, impactera les modes de collaboration et d’exécution des salariés, et mènera à un résultat efficace et pérenne. Nous partageons avec vous notre expérience terrain plus bas dans cet article.

Impact d’une mauvaise Organisation des réunions de travail sur la qualité du travail

Plusieurs études menées par la Harvard BS et Better Work Institute mettent en avant les effets négatifs d’une mauvaise organisation des réunions de travail. Parmi les éléments saillants on notera :

  • Un planning « mité » par de trop nombreuses réunions (formelles, informelles, longues, courtes …) empêche les cadres de se consacrer suffisamment au travail profond (terme qui décrit la capacité à se concentrer sans être distrait à une activité de réflexion exigeante et individuelle), avec pour conséquences une augmentation de la durée de travail des cadres et des collaborateurs
  • Les réunions mal conduites et mal organisées mènent les entreprises ou les organisations à une moindre productivité
  • Le bonheur au travail et la QVT (qualité de vie au travail) sont eux aussi fortement pénalisés. En effet le ressenti des salariés vis-à-vis des réunions est directement relié à leurs satisfaction ou insatisfaction globale de leur travail

Repenser en profondeur le système existant, pour des réunions, sources d’engagement et motivation.

Le Better Work Institute a réalisé plusieurs sondages et enquêtes avant et après une refonte en profondeur du système des réunions dans diverses organisations.

Trois mois après une réorganisation systémique les résultats montrent une amélioration en termes de collaboration entre les équipiers de 32% concernant la sécurité psychologique (capacité à s’exprimer librement), et une amélioration de 28% en termes de performances pures. Le dernier indicateur est encore plus impressionnant : la satisfaction en termes d’équilibre vie professionnelle et privée à augmentée de 30 points. organiser des réunions de travail efficaces

La méthode que nous pratiquons chez Team For Development et allons vous décrire ci-après est simple et sources de motivation et d’engagement pour les collaborateurs. Il convient cependant de bien amener et accompagner ce changement profond.


Les 5 étapes simples pour organiser des réunions de travail efficaces et performantes

Voici en résumé les étapes de nos accompagnements d’entreprises voulant améliorer la performance de leurs réunions :

1/ Collecter les données et ressentis directement auprès des membres par enquêtes ou/et entretiens. Veiller à un échantillon large et représentatif.

2/ Étudier et déchiffrer les données en groupes, en impliquant toute l’équipe (ou un groupe de leaders dans l’entreprise, pour les effectifs très nombreux). Ceci permet de mobiliser les participants afin d’accompagner positivement le changement important à venir.

3/ Décider collectivement d’un objectif qui soit également motivant sur le plan personnel. Objectif préparé avec la direction mais précisé, affiné par les groupes « d’utilisateurs » des réunions

4/ Construire un plan d’actions avec des échéances raisonnablement courtes et mettre en place des indicateurs de réussite. Sans oublier de mettre en scène et fêter les étapes réussies.

5/ Attention à l’effet « soufflé » (métaphore de cuisine !) et prévoir des moments réguliers de feed back, et des contacts fréquents entre les membres de l’équipe projet qui mènera cette transformation. A ce stade l’utilisation des “réunions déléguées” peut aider à stabiliser les changements de modèles.

Simple dans sa compréhension mais complexe dans son application, cette méthode nécessite souvent de faire appel à un consultant ou coach systémique professionnel, expérimenté dans l’accompagnement du changement.

Nous accompagnons régulièrement nos clients en ce sens. Contactez-nous pour évoquer et clarifier vos besoins, nous vous aiderons à explorer les pistes afin d’améliorer votre performance interne en changeant le système des réunions.

Allez plus loin

Chez Team For Development, depuis plus de 20 ans, nous accompagnons les dirigeants, les managers et les collaborateurs des organisations de toutes tailles (CAC40, ETI, PME, Strat-up) dans leurs nécessaires changements, le développement de leurs compétences de leadership et de management.
Notre veille nous permet de vous proposer un regard actuel et tourné vers l’avenir. Notre credo : Le Mieux-être des cadres et des collaborateurs pour plus de réussite dans l’entreprise !
Si en tant que Manager ou Responsable RH soucieux(se) de soutenir vos équipes, vous souhaitez parler avec nous de vos enjeux et besoins, contactez nous !

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